Hồ sơ cơ bản đầy đủ nhất sẽ bao gồm:

- Bằng tốt nghiệp đại học + bảng điểm: Thông thường các trường ở Châu Âu sẽ yêu cầu kết quả tốt nghiệp đại học của bạn từ loại khá giỏi trở lên. Đồng thời, đạt được 1 số tín môn học yêu cầu nhất định. Ví dụ các bạn học ngành kinh tế hoặc quản trị kinh doanh sẽ yêu cầu đủ 1 số lượng tín chỉ nhất định cho các môn nền tảng cơ bản như Kinh tế vĩ mô, vi mô, thống kê, kinh tế lượng, etc. Tất nhiên, điểm càng cao thì càng tốt. Và tuỳ trường sẽ có yêu cầu mức độ điểm GPA cao thấp khác nhau.

- Bằng IELTS: Điểm cơ bản nhất là 6.5. Một số trường top cao hơn sẽ yêu cầu là trên 7.0, hoặc trường thấp hơn sẽ yêu cầu là 6.0. Tuy nhiên, vẫn nên đạt mức 7.0 trở lên. IELTS chỉ là điều kiện cần có chứ ko phải là yếu tố để xếp loại hồ sơ của bạn.

- Personal statement (Motivation letter): Cái này là quan trọng nhất. Và bạn cũng nên dành thời gian nhiều cho nó để chuẩn bị chu đáo nhất có thể. Có rất nhiều topic chia sẻ kinh nghiệm viết personal statement mà bạn có thể tham khảo thêm (google). Có nhiều cách viết khác nhau nhưng cơ bản nhất là bạn cần hiểu sâu sắc bản thân mình, đồng thời có 1 kế hoạch cụ thể cho việc học và định hướng nghề nghiệp của mình trước khi bắt đầu viết. Bạn có thể phác thảo outline trước, mỗi khi nghĩ ra 1 ý nào hay hãy note vào hoặc bạn cũng có thể nhờ sự giúp đỡ của bạn bè, lắng nghe góp ý để chỉnh sửa lại. Nhớ kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả, nếu có quen các bạn người nước ngoài hãy nhờ họ đọc qua để kiểm tra các lỗi này.

- CV: Có thể làm theo template của European luôn vì cái template này vừa gọn gàng, đẹp lại chuyên nghiệp. Bạn có thể search trên mạng down về. Về cơ bản, CV cần làm nổi bật: kinh nghiệm làm việc, các giải thưởng (cả academic và non-academic), hoạt động xã hội, training, publicities hoặc dự án nghiên cứu bạn thực hiện, và các seminars/ confererences bạn đã tham gia.

- Reference letters: Tuỳ trường mà họ có yêu cầu cần có reference letters của thầy cô hay từ sếp cấp trên của bạn cũng được.

- Passport

- GMAT hoặc GRE: Hầu hết các trường ở Châu Âu đều không yêu cầu. Trừ 1 số trường thuộc hàng top, thì điểm GMAT họ yêu cầu cũng chỉ trung bình là 600. GMAT chỉ dành cho các bạn học khối ngành kinh tế/ quản trị kinh doanh.

- Thesis proposal/ đề cương nghiên cứu: Cái này không bắt buộc. Nhưng nếu làm được thì tốt, gây ấn tượng với giáo sư, nhà trường vì nó thể hiện được định hướng học tập của bạn. Thesis proposal cũng ko cần quá dài, chỉ khoảng 2-3 trang là ok. Cũng ko cần quá chi tiết, chỉ cần khái quát định hướng nghiên cứu của mình. Quan trọng cần là thể hiện được vì sao mình ra được định hướng nghiên cứu này, từ những quan sát, tham khảo, nghiên cứu nào của mình mà có được định hướng đó. Lưu ý là thesis proposal cần rất chặt chẽ với personal statement.

Danh sách trên đây là hồ sơ đầy đủ nhất. Tuy nhiên, không phải trường nào cũng yêu cầu tất cả các giấy tờ này. Tuỳ thuộc vào từng trường sẽ có những yêu cầu khác nhau.

Ví dụ 1 số trường sẽ quan tâm nhiều đến academic rewards của bạn sẽ quan tâm nhiều đến bảng điểm, GMAT/ GRE mà không quan tâm nhiều đến CV, reference letters thể hiện kinh nghiệm làm việc, hoạt động xã hội của bạn.

Ngược lại, 1 số trường lại không quá chú trọng đến kết quả học thuật của bạn mà đề cao personal values, kinh nghiệm làm việc, hoạt động xã hội, các trải nghiệm/ học kỳ quốc tế của bạn.

Nói chung mỗi trường sẽ có tiêu chí khác nhau như dù gì đi nữa thì cái quan trọng nhất chính là personal statement. Nó thể hiện giá trị con người của bạn - điều gì đã tạo nên bạn của hôm nay; tiềm năng, tầm nhìn của bạn trong tương lai thông qua cách bạn định hướng học tập và sự nghiệp.

Học giỏi không phải là tất cả. Bảng điểm cao không phải là tất cả. Có những bạn điểm GPA và GMAT cao chót vót nhưng vẫn không đỗ, ngược lại có những bạn điểm chỉ sàn sàn nhưng nổi bật với các giải thưởng, học bổng, hoạt động xã hội, thể hiện được tiềm tăng tố chất lãnh đạo thì lại được chọn.

Khi nộp hồ sơ, bạn cần đọc thật kỹ các yêu cầu của trường về cách chứng thực giấy tờ. Đối với văn bảng tiếng Việt thì phải dịch ra tiếng Anh và công chứng đầy đủ thì giấy tờ mới có giá trị.

Riêng đối với Đức, trước khi nộp hồ sơ cho nhà trường bạn cần phải phỏng vấn APS với đại sứ/ lãnh sự quán Đức. Phỏng vấn APS không khó cũng không dễ. Ngắn gọn tầm khoảng 30 phút. Mục đích là để phía Đức kiểm tra lại xem bạn có học đại học thật sự không. Họ sẽ hỏi những kiến thức bất kỳ từ các môn trong bảng điểm của bạn, đặc biệt chú trọng đến các môn nền tảng quan trọng của ngành học chính của bạn. 1 năm có 2 đợt nộp đơn du học Đức là mùa xuân và mùa thu. Lịch thi APS để kịp nộp cho 2 học kỳ này các bạn lên search trên trang đại sứ quán Đức hoặc Daad Việt Nam. Nếu bạn pass phỏng vấn này thì sẽ được cấp cho tờ chứng nhận APS, từ đó bạn mới nộp đơn cho trường được. Các bạn lên google search các trang forum có những topic chia sẻ kinh nghiêm thi APS cực chi tiết.